西友労働組合様は、西友で働く方が安心して働くことができるように、労働条件や職場環境改善のサポート活動をおこなっている組織です。

具体的な活動として、

・店舗（事業所）・地区・全社単位での労働条件の維持向上と職場環境の改善活動
・アソシエイト（仲間・同僚）が抱える職場でのトラブル・評価や契約課題の悩み相談
・仕事のスキルアップセミナーの開催
・結婚や入学などのお祝い金や病気・事故のお見舞金が支払われる共済制度

など、西友で働くアソシエイト（仲間・同僚）を多方面からサポートされています。

今回は、弊社が行った、作業効率化のためのシステム再構築についてお話を伺いました。

HP機能を再構築した結果、組合員・運営側、双方のユーザビリティが強化された

ーー今回業務をご依頼頂いた内容について教えてください。

元々あった組合のHP（ホームページ）のリニューアルと、LINE公式アカウントの開設をお願いしました。
当組合はユーザーである組合員が2万人います。
組合の一人一人が使いやすく、管理側も更新や手続きがより簡単にできるホームページへ全面的に変更していただきました。

依頼内容

ーー弊社に依頼する前は、どのような課題をお持ちでしたでしょうか？

以前のホームページは、システムが複雑で、機能を追加したくても難しくてできなかったり、管理画面が専門的すぎて、ちょっとした記事を更新するのも大変でした。
また、スマホに最適化されてないので、スマホから見ようとすると、画面が見づらいなどの問題がありましたね。

課題

ーー弊社に決めていただいた目的・決め手についてお聞かせください。

判断の一番の理由としては、HPに追加する機能、会員情報の管理、LINE公式アカウントとの連携など、システムの再構築のコストを低く抑えられたというところです。

実はこれまで、FAX等の紙媒体を中心に申請から報告まで管理をしていましたが、WEB上でのやりとりができるように、ゼロベースから業務効率化を構築していただきました。

システム構築のための、双方の認識を擦り合わせるところからのスタートでした。例えば、以前は共済金の申請は紙の申請書をFAXしてもらい、組合の事務員がパソコンに打ち込んだ後で振り込むという手順でした。

この作業を、WEB上でやっていくためにはどうすれば良いのかを可視化して説明するのはいろいろと大変な作業でした。

組合員への連絡を紙ベースから、WEB上で行うというプロセスたっだので、細かい作業も多くて、依頼する側とFunTreさんとの認識を合わせていくことが非常に重要でしたね。打ち合わせを重ねながら、段取り良くFunTreさんにフォローしていただいた結果、WEB上にシフトする導線がスムーズでした。

今もまだ、紙での連絡も残っていて、WEBと併用していますが、全てをWEBに移行していくかはこれからの課題です。

ーー今回システム導入をして、どのような効果がありましたか？

組合員側にも、管理側にも多くの効果がありました。

＜組合員側＞

・LINEからの流入ができるようになって、HPのアクセスが以前より3倍近く増加
・手軽にアクセスできることで、相談するハードルが下がった
・共済の給付のスピードが、以前は２週間かかっていたのが１週間で振り込まれるようになった

＜管理側＞

・アクセス数の増加に伴って、相談メールの数も増加
・共済の給付スピードが上がったことで、申請数も増加
・HP上でのイベント企画も、全体の７割が申し込み、参加率が高くなった
・HPのアクセス数を可視化できるようになり、組合員の関心の高い記事の傾向がわかるように
・HPの記事は、紙やポスターよりも載せられる情報量が多く、更新もしやすい
・ポスターを掲示しても見てもらえたかどうかはわからなかったのですが、HPだとアクセス数で可視化できるので、よりきめ細やかな情報を配信することが可能に
・共済金は、管理側の事務手続きが大幅に簡素化できて、仕事の効率UPに

使用ユーザーが決まりつつある課題はあるものの、関わる役員が以前より増えた今後は、HPを見てくれる組合員数をもっと増やしていきたいと考えております。

ーー最後に、FunTreのサービスが役に立ちそうな企業様へのメッセージをお願いします

デジタルに疎い我々のような組織に対して、「システム構築」のイロハから親身になって相談できたことは、大変ありがたかったです。
FunTreさんは、様々な企業とお仕事をされていて、経験が豊富です。

そこで得られた知見を活かしたアドバイスをいただけるので、無駄が無く、より迅速な作業でコストも抑えられると思います。

■西友労働組合様
吉田寅次郎様
石内美登利様
https://www.swu.or.jp/